UPDATE20 Industry Service Center

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

1. Anwendungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Geschäftsbeziehungen zwischen der INTERPLAN Congress, Meeting & Event Management AG, Landsberger Straße 155, 80687 München – im Folgenden „Interplan“ – und allen Firmen im Bereich der Planung, Organisation und Durchführung von Kongressen und Veranstaltungen im In- und Ausland. Abweichende Regelungen, Ergänzungen, Vereinbarungen und Nebenabreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der schriftlichen Bestätigung durch Interplan. Abweichende Allgemeine Geschäfts- oder Einkaufsbedingungen werden, sofern sie nicht von Interplan schriftlich bestätigt werden, nicht Vertragsinhalt. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Interplan gelten nur gegenüber Unternehmern im Sinne von § 310 I BGB.

2. Vertragsschluss

Mit Zugang eines von Interplan zur Verfügung gestellten unterzeichneten Anmeldeformulars bei Interplan, insbesondere über eine Ausstellungsfläche oder eine Präsentationsleistung, unterbreitet die Firma Interplan ein bindendes Vertragsangebot. Interplan kann dieses Vertragsangebot innerhalb einer Frist von zwei Wochen gegenüber der Firma mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung annehmen. Mit dem fristgerechten Zugang der Auftragsbestätigung entsteht ein bindender Vertrag zwischen der Firma und Interplan. Interplan behält sich vor, auch nach Vertragsschluss einzelne Firmen von der Teilnahme an der Veranstaltung auszuschließen, sofern bei der jeweiligen Firma ein wichtiger Grund vorliegt.

3. Vergabe der Ausstellungsflächen

Die Lage der zugeteilten Ausstellungsfläche kann aus der Planskizze entnommen werden. In der Regel erfolgt die Vergabe der Standflächen in der Reihenfolge des Einganges der Anmeldungen, unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten. Platzierungswünsche werden nach Möglichkeit berücksichtigt. Die Standzuteilung wird schriftlich bestätigt. Im Laufe der weiteren Planung können sich aus unvorhersehbaren Gründen geringfügige Abweichung der Flächenzuteilung bis zu 10% ergeben, die die Lage oder Größe der einzelnen Stände betreffen. Ansprüche des Ausstellers an Interplan können in diesem Fall nicht abgeleitet werden.

3a. Vergabe der Präsentationsmöglichkeiten

Die Vergabe der Präsentationsleistungen erfolgt i.d.R. nach dem Prinzip first come – first served“ Es können keine Optionen auf bestimmte Leistungen vergeben werden.

4. Leistungen / Umsetzung

Die in den Anmeldeformularen enthaltenen Leistungen sind grundsätzlich abschließend. Die Aufnahme von zusätzlichen Leistungen, z. Bsp. die zusätzliche Platzierung von Werbematerial, ist im Rahmen von zusätzlichen Vereinbarungen möglich, muss jedoch vorab mit Interplan abgestimmt und von Interplan genehmigt werden.

Interplan sichert die Umsetzung und Überwachung der gebuchten Leistungen im Rahmen des Kongresses zu. Interplan übernimmt jedoch keine Garantien für Besucherzahlen, Teilnahme aller angekündigten Referenten oder Programminhalte und auch keinerlei Umsatzgarantien.

5. Anmietung von Ständen

Sofern der Vertrag die Anmietung von Ständen beinhaltet, gilt Folgendes: Grundsätzlich wird nur die reine Fläche vermietet. Im Mietpreis sind keinerlei Aufbauten, Anschlüsse und / oder Ausstattung enthalten. Die in den Aussteller-Informationen jeweils angegebene maximale Standhöhe darf nicht überschritten werden. Nachbarstände dürfen durch Aufbauten und Transparente in ihrer Eigenwerbung nicht behindert werden. Stand-Rückwände sind grundsätzlich vom Boden bis zur Oberkante sauber und hindernisfrei zu halten. Die Details bzgl. Standaufbau, Standgestaltung und/oder Zusatzregelungen sind in den kongressspezifischen Allgemeinen Ausstellerinformationen und/ oder im Ausstellerhandbuch festgelegt und für die Firma verbindlich.

6. Behördliche Vorschriften

Die Firma ist für die Einhaltung behördlicher Brand- und Strahlenschutz- sowie der Unfallverhütungsvorschriften voll verantwortlich. Die Firma garantiert die Weiterleitung aller Vorgaben und Vorschriften an alle Beteiligten, z.B. Agenturen, Messebauer, etc. und steht für die Einhaltung durch Dritte ein. Insbesondere die internen Bestimmungen im Ausstellungsgebäude sind für alle Aussteller und deren Zulieferer verbindlich. Nach den Leitsätzen der Arbeitsgemeinschaft für Unfallverhütung ist die Firma verpflichtet, nur einwandfreie gesicherte Maschinen, Apparate und sonstige Betriebseinrichtungen zu zeigen, die den berufsgenossenschaftlichen Unfallverhütungsvorschriften entsprechen. Die Vorschriften des „Gesetzes über technische Arbeitsmittel“ vom 24.Juni 1968 BGBL B, Seite 717, in der jeweils geltenden Form sind zu beachten. Für jeden Personen- oder Sachschaden, der durch Maschinen, Apparate, Geräte usw. entsteht, haftet die Firma.

7. Durchführung von kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen

Für die Durchführung von kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen gelten folgende Bestimmungen: Bei der Platzierung und Durchführung von kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen wird nach Möglichkeit Rücksicht auf die Inhalte und die Mitbewerbersituation bei Parallel-Veranstaltungen genommen. Es besteht kein Anspruch auf einen bestimmten Zeit-Slot bzw. Raum bzw. eine entsprechende Lage des Ausstellungsstandes. Interplan trägt dafür Sorge, dass alle Informationen zu den kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen in den Kongress-Drucksachen und im Internet veröffentlicht werden. Die Firma verpflichtet sich daher, Titel und Programm der kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen pünktlich zu den vereinbarten Terminen an Interplan zu übersenden. Eine verspätete Übersendung kann bedingen, dass die Informationen nicht oder unvollständig erscheinen. Für die kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen stehen i.d.R. die Räume zur Verfügung, die auch in den normalen Kongressablauf eingebunden sind. Bereits vorhandene Technik und Ausstattung stehen der Firma zur Verfügung. Sollte die Firma Umbauten wünschen, besteht hierauf keinerlei Anspruch. Auf entsprechende Wünsche kann insbesondere nur dann eingegangen werden, sofern diese zeitlich durchführbar sind. Hierdurch entstehende Zusatzkosten werden durch die Firma getragen. Die Firma ist grundsätzlich selbst für eine mögliche Fortbildungszertifizierung der kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen und die Ausgabe der Zertifikate vor Ort verantwortlich.

8. Zahlungsbedingungen

Die in den Anmeldeformularen und sonstigen Unterlagen von Interplan enthaltenen Preise sind grundsätzlich in EUR angegeben, sind Netto-Preise und werden zzgl. der zum Zeitpunkt der Veranstaltung gültigen USt und ggf. gemäß den USt-Vorgaben des Veranstaltungslandes in Rechnung gestellt. Mit Abschluss des Vertrages, gem. Ziff. 2 wird der Gesamtbetrag für die gebuchten Leistungen fällig. Eine ordnungsgemäße Rechnung wird von Interplan an die Firma übersandt. Die gesamte Rechnungssumme ist innerhalb der angegebenen Zahlungsfrist ohne Skontoabzug zu begleichen. Bankgebühren bei Überweisungen aus dem Ausland und ggf. Wechselkursdifferenzen gehen zu Lasten der Firma. Die vollständige Bezahlung der Rechnungssumme ist Voraussetzung und Bedingung für die Vertragserfüllungsverpflichtung von Interplan und für eine eventuelle Teilnahme am Kongress bzw. an der Veranstaltung. Verhält sich die Firma vertragswidrig, insbesondere durch Nichtzahlung des fälligen Kaufpreises, ist Interplan nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt. Bei Ausbleiben der Zahlung des fälligen Mietpreises durch die Firma ist Interplan zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt, wenn der Firma zuvor eine angemessene Frist zur Zahlung gesetzt wurde oder eine derartige Fristsetzung nach den gesetzlichen Vorschriften entbehrlich ist.

9. Nebenkosten

Alle zusätzlich bestellten Leistungen werden separat in Rechnung gestellt. Unabhängig davon kann die Firma anteilig mit einer Pauschale für Müllentsorgung nach Maßgabe der jeweiligen Ausstellerinformationen belastet werden. Kosten für die ggf. Herstellung von Werbematerial, und Broschüren, Reisekosten für Referenten, Präsentationsmaterial etc. anfallen, sind im Rahmen der vertraglich festgelegten Preise nicht enthalten und müssen von der Firma selbst getragen werden.

10. Stornierung/Kündigung

Stornierungen / Kündigungen von Verträgen müssen generell schriftlich bei Interplan eingehen. Nach Vertragsschluss kann die Firma bis 24 Wochen vor Kongress- oder Veranstaltungsbeginn gegen Zahlung einer Stornierungsgebühr von 25% der vertraglich vereinbarten Gesamtsumme den Vertrag stornieren / kündigen. Nach Ablauf dieser Frist sind 100% der vertraglich vereinbarten Gesamtsumme fällig.

In jedem Fall ist von der Firma eine pauschale Bearbeitungsgebühr von EUR 150,– zu entrichten. Für Verträge, die zu einem Zeitpunkt geschlossen wurden, die bereits in der Stornierungs­/Kündigungsfrist liegen, ist diese Regelung unverändert gültig. Stornierungsbedingungen die in kongressspezifischen Unterlagen festgelegt sind, haben abweichend davon Vorrang.

11. Administration / Bearbeitungsgebühren

Die mit den Anmeldeformularen abgeforderten Informationen bzgl. Rechnungslegung sowie vertrags- und umsetzungsrelevante Daten sind korrekt an Interplan zu übermitteln. Entsteht auf Grund von fehlenden und / oder unrichtigen Daten ein administrativer Zusatzaufwand, so ist dieser von der Firma zu ersetzen, und zwar mindestens in Höhe einer pauschalen Bearbeitungsgebühr von € 150,–.

12. Bild- und Tonaufnahmen, Tonwiedergabe

Bild- und Tonaufnahmen bzw. Übertragungen der Firma oder Dritter bedürfen der Zustimmung von Interplan sowie der beteiligten Personen. Die Benutzung von Megaphonen, Lautsprechern oder anderen Möglichkeiten der Tonwiedergabe ist untersagt. In jedem Fall ist zu vermeiden, dass der Ablauf der Veranstaltung gestört wird. Die Anmeldung und Gebührenzahlung bei der GEMA ist Angelegenheit der Firma. Interplan ist berechtigt, Fotografien, Zeichnungen sowie Film- und Videoaufnahmen vom Kongressgeschehen anfertigen zu lassen und für die Werbung oder Presseveröffentlichungen zu verwenden, ohne dass die Firma hiergegen Einwendungen oder Vergütungsansprüche erheben kann.

13. Höhere Gewalt

Interplan ist bei Vorliegen von ihm nicht verschuldeter zwingender Gründe oder im Falle höherer Gewalt berechtigt, die Veranstaltung abzusagen, zu verschieben oder zu verkürzen. Findet die Veranstaltung aus den vorgenannten Gründen nicht statt, so kann Interplan bis zu 25% der Rechnungssumme als allgemeine Unkosten einbehalten. Ein weitergehender Anspruch von Interplan gegen die Firma entsteht nur dann, wenn die Firma besondere, zusätzliche kostenpflichtige Arbeiten in Auftrag gegeben hat.

14. Geheimhaltung

Die Parteien verpflichten sich, während der gesamten Dauer der Zusammenarbeit sowie auch nach Beendigung dieses Vertrages, absolute Vertraulichkeit und Stillschweigen gegenüber Dritten über alle schützenswerten Vorgänge und Daten zu bewahren. Jede Partei wird diese Verpflichtung an die mit den Aufgaben befassten Personen und Erfüllungsgehilfen weitergeben und diese ebenfalls zum Stillschweigen verpflichten. Abweichende Regelungen nach FSA oder nach Vorgaben der Landesärztekammern um eine Zertifizierung zu erwirken (CME-Punkte) gehen dieser Vereinbarung vor. Die weitergegebenen Daten umfassen nur notwendige Angaben und keine personenbezogenen Daten (vgl. 15. ff.)

15. Datenschutzklausel

Interplan behandelt alle personenbezogenen Daten nach den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach den Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetzes Neu (BDSG Neu).

Für die Anmeldung zu dem jeweiligen Kongress oder Veranstaltung ist das Erheben, Speichen und Verarbeiten persönlicher Daten unumgänglich. Dies geschieht ausschließlich zum Zweck der Organisation und Durchführung des Kongresses oder der Veranstaltung. Die Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt in den Kongress- bzw. Veranstaltungsablauf involviert sind und wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht. (z.B. Veranstalter, Kongresszentrum, Zulieferer für die Fachausstellung / für Präsentationsleistung.) Mit der Unterschrift auf dem von Interplan zur Verfügung gestellten Anmeldeformular von Interplan erklärt der jeweilige Unterzeichner sein Einverständnis, dass die hier von ihm gemachten Angaben zu seiner Person im Rahmen der Abwicklung des jeweiligen Kongresses erfasst, gespeichert, verarbeitet und den jeweiligen Erfordernissen entsprechend an Dritte, z.B. den Veranstalter, weitergegeben werden dürfen. Der Gesetzgeber legt Interplan auf, das Einverständnis der Firma zur Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von persönlichen Daten einzuholen. Wenn die Firma ihr Einverständnis nicht erteilt, ist Interplan berechtigt, der Firma die Zulassung zum Kongress bzw. zu der Veranstaltung zu verweigern. Eine komplette Übersicht über die geltenden Datenschutzbestimmungen finden Sie unter folgendem Link: www.interplan.de/de/datenschutz.php

16. Nebenabreden

Nebenabreden zu dem jeweiligen Vertrag oder diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind nur dann rechtsverbindlich, wenn sie von Interplan schriftlich bestätigt sind; etwas Anderes gilt dann, wenn eine gesetzlich unbeschränkbare Vertretungsmacht besteht oder eine Rechtsscheinsvollmacht vorliegt.

17. Haftung und Verfallsklausel

Die verschuldensunabhängige Haftung von Interplan für anfängliche Sachmängel wird ausgeschlossen. Ansprüche der Firma gegen Interplan verfallen, wenn sie nicht innerhalb von 3 Monaten nach Fälligkeit gegenüber der anderen Vertragspartei schriftlich erhoben werden. Lehnt Interplan den Anspruch schriftlich ab oder erklärt sie sich nicht innerhalb von zwei Wochen nach der Geltendmachung des Anspruchs, so verfällt dieser, wenn er nicht innerhalb von 3 Monaten nach der Ablehnung oder des Fristlaufs gerichtlich geltend gemacht wird. Diese Fristen gelten nicht für Ansprüche der Firma gegenüber Interplan wegen Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit sowie für Ansprüche, die sich aufgrund grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz ergeben.

18. Schlussbestimmungen

Für alle Rechtsbeziehungen zwischen Interplan und der Firma gilt, auch wenn diese ihren Geschäftssitz im Ausland innehält, deutsches Recht; die Geltung des UN-Kaufrechts in seiner jeweiligen Fassung ist ausgeschlossen. Gerichtsstand ist der Geschäftssitz von Interplan.

Stand 2018

Print Friendly, PDF & Email